[2021-10-19 21:54:00]
为进一步加强政府招标采购项目档案的集中管理，维护项目档案的真实完整与安全,做好项目档案管理工作，做好信息保密工作，维护各方主体合法权益，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《安徽省公共资源交易综合管理办法》、《芜湖市人民政府关于印发芜湖市公共资源交易监督管理办法的通知》等规定，结合工作实际，制定本细则。
第一条 适用范围
芜湖市公共资源交易中心市中心。
第二条 基本要求
（一）招标采购档案作为反映公共资源交易活动的重要记录和史料，具有重要的查考价值和凭证作用。
本细则中的项目资料是指进入芜湖市公共资源交易平台的政府性资金招标采购项目产生的进场登记资料、招标文件、答疑、补遗、投标文件、评标报告等资料（见附件1）。
本细则中的项目档案是指项目资料由代理机构按规定收集、整理、立卷和移交，经招标人（采购人）审核确认、市公共资源交易中心（以下简称交易中心）档案管理人员复核查验无误后，予以接收的案卷资料。
（二）在交易中心开展招标采购业务的代理机构，按照“谁代理、谁收集，谁整理、谁移交，谁负责”的原则，应在规定时间内对其代理项目的项目资料进行收集、整理、立卷和移交，并对其真实性、完整性、有效性及保密性负责。项目资料移交前，代理机构应严格按要求将其存放于交易中心指定区域内，并接受监督。
（三）招标人（采购人）应配合并督促代理机构在规定时间内完成项目资料的收集、整理、立卷和移交工作，并对代理机构移交的项目资料审核确认。
（四）代理机构在提供代理服务时，应收集的项目资料包括：工程建设见附件1中表“1.工程建设”，工程服务见附件1中表“2.工程服务”，采购货物见附件1中表“3.采购货物”，采购服务见附件1中表“4.采购服务”。
（五）代理机构收集的项目资料须按要求存放于交易中心指定区域内，不得外带（除项目进场登记资料和项目招标阶段形成的资料外）、泄密、伪造、变造、隐匿或者销毁。
第三条 服务规范
芜湖市公共资源交易中心窗口服务部档案室档案管理员岗位设置三名工作人员，互为ab岗，互相补位、共同作业、互相监督，为代理机构办理资料归档提供服务。
（一）项目纸质资料归档服务流程
1.代理机构应按照芜湖市公共资源交易招标采购文件材料归档范围（见附件1）进行收集、整理项目档案，认真编制卷内文件目录,对项目资料进行整理和立卷，按要求如实填写卷内目录（见附件2）、移交承诺书（见附件3）、项目归档资料情况说明（见附件4），在中标通知书发出（或项目停止招标、质疑投诉等情况处理完毕）之日起10日内，将经招标人（采购人）审核确认的项目资料移交至交易中心。未移交成功的，代理机构应在 4 日内完善项目资料后重新移交。
2.交易中心档案管理人员对代理机构移交的项目资料进行复核查验，对未按规定整理、立卷的项目资料，档案管理人员应拒绝接收，并一次性告知拒收原因。交易中心档案管理人员对代理机构移交的项目资料，自代理机构现场移交资料之日起，原则上一个工作日内办理，对于项目数量多、情况复杂的于三个工作日内办理完毕。
3.项目资料经交易中心档案管理人员复核查验无误后，代理机构应现场对项目资料进行装订装盒。交易中心档案管理人员应及时对接收的项目档案进行登记、入库。
4.交易中心档案管理人员在接收代理机构移交的项目档案后，将项目档案分类入库、上架、存放，并做好对应的案卷目录，以便于查找、利用应立即对项目档案归档上架，认真做好档案的保管工作。
（二）项目电子资料的归档服务流程
1.进入芜湖市公共资源交易平台的电子招标采购项目产生的进场登记资料、招标文件、答疑、补遗、投标文件、评标报告等电子资料（工程建设见附件1中表“1.工程建设”，工程服务见附件1中表“2.工程服务”，采购货物见附件1中表“3.采购货物”，采购服务见附件1中表“4.采购服务”），由代理机构整理和移交，经招标人（采购人）审核确认，交易中心档案管理人员复核查验，并予以接收形成项目电子档案。
2.电子档案内的资料获取来源分为系统自动获取和扫描上传。系统自动获取的资料是归档环节之前，已存在于系统中的电子资料，该部分资料的归档无需操作，由系统自动获取完成。扫描上传的资料是在归档环节，对交易过程中因签字签章等原因产生的纸质资料扫描生成的电子资料，该部分资料的归档需代理机构上传至系统并提交归档申请，经招标人（采购人）审核确认，交易中心档案管理人员复核查验无误后予以接收。
3.代理机构应按规定对项目电子资料进行整理，在中标通知书发出（或项目停止招标、质疑投诉等情况处理完毕）之日起10 日内，将经招标人（采购人）审核确认的项目电子资料移交至交易中心。未移交成功的，代理机构应在 4 日内完善项目电子资料后重新移交。
4.项目电子资料移交成功后产生的合同及其他应归档资料，招标人（采购人）应配合并督促代理机构及时归档。
（三）资料归档服务标准
1.严格执行档案整理标准。按照《芜湖市公共资源交易招标采购档案整理标准（试行）》规定的芜湖市公共资源交易招标采购文件材料归档范围，对代理机构提交的项目档案目录进行复核查验。
2.遵循一次性告知制。档案管理人员在对代理机构提交的项目档案目录及相关资料进行复核查验时，如发现项目档案材料与档案目录不一致、未按照要求整理等问题，档案管理人员应当拒绝接收，并对查验过程中发现的问题和相关要求一次性告知代理机构。
3.遵循亲切服务规范。
（1）各岗位人员热爱本职工作，熟练掌握业务专业知识，具有较强的沟通和处理问题的能力。
（2）使用服务敬语，禁用服务禁语（参见《芜湖市公共资源交易亲切服务规范手册》）。
（3）对不符合要求的事项和存在的问题，要正面耐心细致地说明缘由，讲明道理。服务对象对有关文件出现误解等情况时，要做好相关文件规定的宣传和解释工作，不要与其争辩或争吵，重大问题要及时报告。
第四条 其他注意事项
（一）工程类项目的项目档案保管期限为永久，采购类项目的项目档案保管期限为定期30 年。工程类和采购类项目的非中标单位投标文件保管期限均为10 年（见附件1）。
（二）各环节责任人在项目档案管理中有违规行为的，一经发现，交易中心应立即予以制止和纠正，情形严重的，按照重大事项报告制度向对应的公共资源交易监督管理局报告。如出现泄密等情形，按照《档案法》相关规定追究相关责任人的责任。
交易中心档案管理人员对代理机构移交的项目资料复核查验不严并造成后果的，将追究其相应责任。
（三）代理机构在中标通知书发出（或项目停止招标、质疑投诉等情况处理完毕）之日起10 日内未完成项目资料移交的，交易中心向代理机构发出提醒。
代理机构在中标通知书发出（或项目停止招标、质疑投诉等情况处理完毕）之日起14 日内仍未完成项目资料移交的，交易中心对代理机构进行考核通报、给予相应扣分，视情况采取暂停场地预约、信息发布业务等措施，并向对应的公共资源交易监督管理局报告，直至完成项目资料移交工作。
（四）代理机构因解散、终止或被有关部门处罚而暂停代理业务的，应及时移交前期代理项目的项目资料。对未完成项目资料移交的代理机构，交易中心应予以督促。
代理机构不按规定或不按期移交项目档案，被责令改正而拒不改正的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。
第五条 本细则由市公共资源交易中心负责解释。
第六条 本细则自印发之日起施行。
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